Heb je ooit gewenst dat je klanten automatisch op de hoogte kon houden van de status van hun bestellingen? Dat je ze een e-mail kon sturen zodra hun bestelling is verwerkt, verzonden of geleverd? Dat je ze een link kon geven om hun pakket te volgen? Dat je ze een factuur kon sturen als de betaling is ontvangen? Dat je al deze taken kon automatiseren zonder veel tijd en moeite te besteden?
Als je ja hebt geantwoord op een of meer van deze vragen, dan heb ik goed nieuws voor je. Met Aptean Advanced Workflow en Power Automate kun je al deze dingen en meer doen vanuit Business Central. In deze blog zal ik je laten zien hoe je deze krachtige tools kunt gebruiken om het volautomatische versturen van status update berichten voor orders te realiseren.
Aptean Advanced Workflow is een add-on voor Business Central die je in staat stelt om complexe workflows te creëren en te beheren voor verschillende bedrijfsprocessen. Je kunt triggers, acties, voorwaarden en notificaties definiëren om je workflows aan te passen aan je specifieke behoeften. Power Automate is een cloudgebaseerde service die je in staat stelt om workflows te integreren met meer dan 300 andere apps en services, waaronder Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive en nog veel meer. Je kunt Power Automate gebruiken om gegevens te synchroniseren, bestanden te delen, meldingen te verzenden en automatische taken uit te voeren.
Om het volautomatische versturen van status update berichten voor orders te realiseren, heb je het volgende nodig:
- Een Business Central-account met Aptean Advanced Workflow geïnstalleerd
- Een Power Automate-account met een verbinding met Business Central
- Een e-mailaccount met een verbinding met Power Automate
De eerste stap is om een workflow te creëren in Aptean Advanced Workflow die de status van de bestelling bijhoudt en een signaal stuurt naar Power Automate wanneer er een verandering optreedt. Je kunt bijvoorbeeld een workflow maken die de volgende stappen bevat:
- Wanneer een bestelling wordt aangemaakt, wordt de status ingesteld op "In behandeling" en wordt er een signaal gestuurd naar Power Automate met de bestelgegevens.
- Wanneer een bestelling wordt vrijgegeven voor verzending, wordt de status ingesteld op "Verzonden" en wordt er een signaal gestuurd naar Power Automate met de verzendgegevens.
- Wanneer een bestelling wordt afgeleverd, wordt de status ingesteld op "Geleverd" en wordt er een signaal gestuurd naar Power Automate met de leveringsgegevens.
- Wanneer een bestelling wordt betaald, wordt de status ingesteld op "Betaald" en wordt er een signaal gestuurd naar Power Automate met de betalingsgegevens.
De tweede stap is om een flow te creëren in Power Automate die de signalen van Aptean Advanced Workflow ontvangt en de juiste e-mailberichten verstuurt naar de klanten. Je kunt bijvoorbeeld een flow maken die de volgende acties uitvoert:
- Wanneer er een signaal wordt ontvangen van Aptean Advanced Workflow, wordt er een variabele gemaakt met de bestelgegevens.
- Als de status van de bestelling "In behandeling" is, wordt er een e-mail gestuurd naar de klant met de bevestiging van de bestelling en de verwachte levertijd.
- Als de status van de bestelling "Verzonden" is, wordt er een e-mail gestuurd naar de klant met de verzendbevestiging en de tracking link. Als de status van de bestelling "Geleverd" is, wordt er een e-mail gestuurd naar de klant met de leveringsbevestiging en de klanttevredenheid enquête..
Zo simpel is het! Met deze oplossing kun je je klanten altijd op de hoogte houden van hun bestellingen, zonder dat je er zelf tijd of moeite aan hoeft te besteden. Je kunt ook verschillende soorten berichten versturen voor verschillende soorten orders of klanten. Zo kun je je communicatie personaliseren en optimaliseren.
Aptean Advanced Workflow is een echte gamechanger en ik raad het iedereen aan die orders verwerkt in Business Central. Het maakt een bedrijf veel efficiënter en klantvriendelijker. Wil je meer weten over hoe je deze oplossing kunt implementeren? Neem dan contact met me op of laat een reactie achter onder deze blog. Ik help je graag verder!
